8 نکته در تهیه صورتجلسه

تصمیم گیری، مهم ترین وظیفه مدیریت هر سازمان اعم از دولتی یا غیر دولتی است. در بسیاری از تشكل ها از جمله صنوف، تعاونی ها و شركت ها، برخی از تصمیمات باید به صورت جمعی و طی جلسات رسمی اتخاذ شود.نحوه ثبت تصمیمات جلسات از طریق نگارش" صورتجلسه " انجام می شود.

معمولا نگارش صورتجلسه به عهده منشی جلسه است. منشی فقط جلسات را ثبت می كند و حق اظهار نظر و رای دادن ندارد. اما در برخی از جلسات، وظیفه ثبت صورتجلسه بر عهده یكی از اعضای مدعو نظیر دبیر اجرایی است كه هم باید گفت و گو ها را ثبت كند و هم در گفت و گو ها و تصمیم گیری ها شركت كند.

1- حتما برای هر جلسه صورتجلسه تهیه کنید. هر چه سریعتر، بهتر.

2- با مشخص شدن ضرورت برگزاری جلسه، دبیرخانه یا هر فرد یا اداره مسئول، دعوتنامه ای برای اعضا ارسال می كند. این دعوتنامه باید حاوی این موارد باشد: نام مدعو ( دعوت شده )، زمان برگزاری (روز و ساعت)، محل برگزاری و دستور جلسه

3- ضروری است پس از برگزاری هر جلسه، با نگارش صورتجلسه و امضای آن توسط حاضران، گفتگو ها و تصمیمات اتخاذ شده در جلسه، ثبت و بایگانی شود تا مسئولیت عواقب تصمیمات مشخص باشد.

4- اگر تعداد غایبان جلسه از حد نصاب قابل قبول و قانونی بیشتر نباشد، جلسه رسمیت دارد و تصمیماتش قابل اجراست.

5- به هر شكلی كه صورتجلسات ثبت شود، این موارد باید در آن درج شود:

- مشخصات شناسنامه ای (عنوان جلسه، سازمان برگزار كننده، شماره جلسه ، ...)

-  تاریخ برگزاری ( روز ، ماه ، سال ، ساعت)

- محل برگزاری

- حاضران

- غایبان

- دستور جلسه

- اهم مباحث مطرح شده (خلاصه ای از صحبت های اعضا و پیشنهاد های ارائه شده/مصوبات/پیشنهاد برای جلسه بعد(زمان. مکان. دستور جلسه)/ امضای حاضران صاحب رای.

6- حتما صورتجلسات را به شکل مناسبی بایگانی کنید. معمولا این کار بر عهده دبیر جلسه است.

7- صورتجلسات را با یک نامه روکش با امضای رئیس جلسه، برای افراد و سازمان های ذیصلاح و نیز اعضای جلسه ارسال کنید.

8- جلسات دوره ای هیئت مدیره تشکل ها و نظام های صنفی در دفتر صورتجلسات ثبت شود.

تهیه و تنظیم: مهندس سعید بهشتی